Как правильно проводить совещание пример

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Несмотря на то, что совещание — распространенный инструмент управления, не каждый руководитель имеет четкое представление, в каких случаях и каким образом его лучше использовать. Как следствие, совещания оказываются неэффективными, создают впечатление пустой траты времени. Поэтому многие менеджеры скептически к ним относятся. Но если руководителю знакомы особенности данной формы работы, то он способен легко добиваться своих целей. Обычно совещание выполняет такие функции, как передача информации, оценка ситуации, оценка реакции сотрудников, корректировка совместных действий, выработка решений. Чтобы эффективно использовать совещания, нужно разобраться в их преимуществах и недостатках.

Главная цель и задача протоколирования дистанционного совещания — подведение его итогов. Нужно грамотно зафиксировать высказанные мысли участников, чтобы они не потерялись.

Протокол совещания — документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим. К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Как эффективно провести совещание: советы для секретаря

Жаропонижающие средства для детей назначаются педиатром. Но бывают ситуации неотложной помощи при лихорадке, когда ребенку нужно дать лекарство немедленно.

Тогда родители берут на себя ответственность и применяют жаропонижающие препараты. Что разрешено давать детям грудного возраста? Чем можно сбить температуру у детей постарше? Какие лекарства самые безопасные? Хорошие совещания экономят рабочее время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании. Эти процессы снимают информационное неравенство, способствуют консолидации персонала при выработке управленческих решений и в настоящее время продолжают быть неотъемлемой составляющей корпоративной культуры , несмотря на наличие компьютеров, электронной почты , телефонов и различных телеконференций.

Плохо подготовленные, неэффективные совещания кроме бессмысленных потерь времени и нервов участников еще и снижают качество управленческих решений, что прямо ведет к падению эффективности организации в целом. Предлагаемые ниже 50 рекомендаций составлены на основе авторской структуризации этапов совещаний и предназначены для руководителей компаний, их заместителей, секретарей и помощников, руководителей подразделений, проектов, рабочих групп, других сотрудников, которые по роду своих обязанностей регулярно проводят совещания или участвуют в них.

Организация: определение участников, формирование план-графика, выбор тематики и разработка регламента совещаний. Проведение: обсуждение повестки дня, выработка решений, выдача поручений, подготовка проекта протокола совещания. Завершение: принятие решений и оформление протокола совещания, согласование, утверждение и рассылка протокола.

Контроль решений: мониторинг поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка следующего совещания. Анализ: анализ истории вопросов, получение статистики затрат времени и трудозатрат, оценка качества и совершенствование совещаний. Уточните, какие из указанных видов совещаний или рассматриваемых на них вопросов в большей степени характерны для вашей организации, и учитывайте их в своей работе.

Определите цели. При отсутствии целей возникают трудности удержания совещания в нужном русле, без цели всякий ветер — попутный.

На основе целей и выбранной тематики в привязке совещаний к планам компании создайте план-график их проведения на период например, на год , ознакомьте с ним сотрудников. Установите форматы повестки дня и протокола, используя для этого единый планово-отчетный документ.

Руководитель должен тщательно готовиться, чтобы не превращать совещание в сплошную импровизацию типа КВН. Практикуйте письменные отчеты по исполнению поручений, сократите разговорный жанр, больше анализируйте документы совещаний. Проверьте состав участников и целесообразность приглашения тех или иных сотрудников в зависимости от вопросов повестки дня.

Заблаговременно разошлите приглашение, повестку дня и необходимые материалы всем участникам. Придерживайтесь разумного числа участников: если их много, то совещание вырождается в беседы руководителя с отдельными сотрудниками, остальные же выступают в роли зрителей. Используйте чудодейственный способ повышения эффективности совещаний путем жесткого ограничения времени его проведения.

Создайте условия в переговорной комнате: она должна быть оснащена компьютером и экраном для вывода повестки дня, протоколов и т. Требуйте от участников качественного и своевременного исполнения решений, концентрируйтесь на результатах, а не на объяснениях исполнителей, почему нет результатов. Будьте на совещании коллегой среди равных участников, не стройте из себя великана, под ногами которого путаются участники. Закладывайте на текущем совещании успех следующего, не оставляйте принятые решения без исполнителей в надежде на потом.

Рационально используйте время и квоты по выступлениям, твердо останавливайте выступающих с превышением отведенного времени. Умело, по ситуации, выбирайте персональный состав исполнителей поручений, сотрудников с авторитетом, организационными и контактными способностями. Цените и учитывайте оригинальные мысли, свежие идеи , самостоятельные суждения, исходящие от участников.

Не переоценивайте роль руководителя на совещании, не все зависит от вас, действуйте в практических границах ваших возможностей. Помните, что у вашей компании есть более важные, крупные и более далекие цели, к которым на совещании вы сделали только очередной шаг.

Не расслабляйтесь до момента утверждения протокола, не оставляйте подготовку протокола только на секретаря, надо участвовать в этом самому. Не считайте окончательными решения, которые были предложены в ходе совещания, используйте этап завершения для уточнения формулировок. Не распускайте участников до тех пор, пока они не согласуют протокол в конце длительного совещания они будут делать это легко.

Помните, что результаты совещания становятся официальным документом только после утверждения протокола. Регулярно оценивайте эффективность прошедшего совещания, учитывайте рекомендации по совершенствованию совещательного процесса.

По завершению подведите итоги, напомните о следующем совещании, поблагодарите участников и попрощайтесь с ними. Полностью задействуйте секретаря для контроля исполнения, с целью экономии своего времени и заблаговременного воздействия на исполнителей. При формировании очередной повестки дня контролируйте исполнение и планируйте вопросы, оставшиеся от прошедшего мероприятия. Жестко реагируйте на низкую исполнительскую дисциплину, не допускайте случаев повторного неисполнения, что разлагает участников и снижает авторитет мероприятия.

Избегайте прямой личной и особенно недокументированной критики за невыполненные поручения, используйте для этого протокол, в котором можно наглядно и убедительно показать всем степень вины сотрудника. Контроль должен быть настолько жестким, насколько это необходимо, но не более, избыточный контроль ослабит управленческую машину совещаний.

Широко используйте средства автоматизации для контроля исполнения поручений и оценки исполнительской дисциплины. Создайте и поддерживайте электронную базу совещаний участники, повестка дня, поручения, прикрепленные материалы, протоколы. Превратите БД совещаний в востребованный корпоративный информационный ресурс, составную часть корпоративной базы знаний.

Используйте БД для анализа истории вопросов и поиска прецедентов в решении проблем, стоящих перед компанией. Включайте в БД как прецеденты best practices описание действий менеджмента в прошлых кризисных обстоятельствах при выборе путей выхода из сложных текущих положений. Проводите мониторинг качества и своевременно устраняйте накапливающиеся недостатки в организации и проведении совещаний.

Пользы от рекомендаций будет больше , если комплексно подходить к повышению эффективности совещаний, что включает системное решение указанных ниже задач:. В итоге ваши совещания станут действительно эффективными и приведут к соответствующему повышению эффективности компании в целом.

Впервые статья была опубликована на Executive. Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции. Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров.

Деловые совещания - это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений , получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.

Совещания - это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов. Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние - могут и не иметь никакой почвы и повода. Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:. Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции.

Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики. Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов.

Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели. Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой , в которой приходится работать компаниям.

Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные. Оперативные или их еще называют диспетчерскими имеют целью получение данных о текущем положении компании.

Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации.

Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи. Главное отличие таких совещаний от всех остальных - в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания то есть его подробного плана.

Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских - вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач.

К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач. Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия.

Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания. К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл. Однако крупные компании , которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:. На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.

На втором - непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие.

Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения. Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи.

Это может происходить путем обсуждения или голосования. Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно. В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.

Деловые совещания подобного формата несколько отличается от других. Если на обычном совещании собирается руководящий состав одного предприятия, то во время работы выставки у любого производителя есть уникальная возможность комплексно решить проблемы предприятия и пригласить всех поставщиков и дистрибьютеров продукции.

Поэтому проблем с размещением всех участников не бывает. С помощью системы MatchMaking можно заранее согласовать время проведения совещания. Презентационная техника позволит сделать совещание более насыщенным и полным.

Одна из священных обязанностей секретаря - подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий.

В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными. Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний.

Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.

Как правильно и с пользой провести рабочее совещание

Утро раннее. Совещание — заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Повестка дня составляется только после определения цели совещания. Она является планом проведения мероприятия. То, что для нас было актуально всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным.

План проведения совещания менеджмент образец. Как провести эффективное совещание

Жаропонижающие средства для детей назначаются педиатром. Но бывают ситуации неотложной помощи при лихорадке, когда ребенку нужно дать лекарство немедленно. Тогда родители берут на себя ответственность и применяют жаропонижающие препараты. Что разрешено давать детям грудного возраста? Чем можно сбить температуру у детей постарше?

Техника проведения совещания

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять. Если для сотрудников каждая оперативка - словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

Протокол совещания

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Одна из священных обязанностей секретаря — подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий.

Управленческий опыт: 18 лет Консультировал в области регулярного менеджмента более ка компаний: от 16 до 9. Собственникам — внедрить единый стандарт проведения совещаний в компании с помощью предлагаемого регламента; получить прозрачность в деятельности руководителей, регулярно проводящих совещания; организовать эффективное и результативное проведение совета директоров. Топ-менеджерам и руководителям среднего звена — эффективно решать с помощью совещаний сложные проблемы и задачи, пользоваться единым стандартом для взаимопонимания между всеми участниками. Специалистам —помочь своему руководителю проводить совещания более эффективно и результативно.

Организационный аспект проведения совещаний на предприятии

.

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. vebestdestzi

    Все хорошо и интересно, но почему так долго выходят части? Как я понимаю, там ораторов было много, а вышло пока только 2 части. И мероприятие было аж в апреле. Ждем серии быстрее! Спасибо

  2. nersdersbirdgi

    Доскакались в четырнадцатом?

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных